Whistleblower-Richtlinie

Achtung: Unter einem Whistleblower versteht man eine Person, die Informationen über Verstöße meldet, von denen sie in einem beruflichen Kontext Kenntnis erlangt hat. Hier ist also von Integrität die Rede. Eventuelle Beschwerden über die Qualität einer Dienstleistung sollten an die Abteilung Beschwerdemanagement gerichtet werden.

1. Einführung

Diese Richtlinie beschreibt, wie, wann und von wem eine Meldung eingereicht werden kann und wie sie bearbeitet wird.

Die Whistleblowing-Richtlinie steht im Einklang mit dem belgischen Gesetz vom 8. Dezember 2022 über die Meldekanäle und den Schutz der Hinweisgeber*innen von Integritätsverletzungen in den föderalen öffentlichen Einrichtungen und bei der integrierten Polizei.  Diese Whistleblowing-Richtlinie entspricht außerdem NACH RÜCKSPRACHE mit dem BOC hinzuzufügen.

2. Wer kann eine Meldung einreichen?

Ein Whistleblower oder ein(e) Hinweisgeber*in ist eine Person, die Informationen über Verstöße meldet, von denen sie in einem arbeitsbezogenen Kontext erfahren hat.  Ein arbeitsbezogener Kontext bezieht sich auf alle Beteiligten, die in einer beruflichen Beziehung zum LSS stehen, einschließlich:

• statutarische und Vertragsbedienstete;
• Selbstständige;
• Mitglieder und Personen, die den Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen der HKIV angehören, einschließlich Ehrenamtliche und bezahlte oder unbezahlte Praktikant*innen;
• alle Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmer*innen, Unterauftragnehmer*innen und Lieferant*innen der HKIV arbeiten.

Es handelt sich um eine bereits formell begonnene oder schon beendete berufliche Zusammenarbeit. Diese Richtlinie gilt auch für zukünftige Mitarbeiter, wenn diese im Rahmen des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen Informationen über Verstöße erhalten haben.

3. Was kann gemeldet werden?

Die folgenden Themen fallen in den Geltungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie:

1. Eine Handlung oder Unterlassung, die das öffentliche Interesse bedroht oder verletzt, und die:

a) gegen unmittelbar geltende europäische Bestimmungen, Gesetze, Verordnungen, Rundschreiben, interne Vorschriften und Verfahren verstößt, die für föderale öffentliche Behörden und deren Personal gelten, und/oder

b) ein Risiko für das Leben, die Gesundheit oder die Sicherheit von Personen oder für die Umwelt darstellt, und/oder

c) einen schwerwiegenden Mangel bei der Ausübung der beruflichen Pflichten oder der ordnungsgemäßen Verwaltung einer föderalen öffentlichen Behörde aufweist;

2. Wissentliches Anordnen oder Empfehlen einer Integritätsverletzung im Sinne der Bestimmung unter 1.

3. Integritätsverletzungen, die ihm Rahmen öffentlicher Aufträge verübt wurden, die unter den Anwendungsbereich der Titel 2 und 3 des Gesetzes vom 13. August 2011 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit fallen, die Meldung von Integritätsverletzungen im Zusammenhang mit Verpflichtungen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes vom 17. Juni 2013 über die Begründung, die Unterrichtung und die Rechtsmittel im Bereich der öffentlichen Aufträge, bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge und der Konzessionen fallen, Meldungen von Integritätsverletzungen im Rahmen von öffentlichen Aufträgen, die in den Anwendungsbereich der Titel 2 und 3 des Gesetzes vom 17. Juni 2016 über öffentliche Aufträge fallen, und Meldungen von Integritätsverletzungen im Rahmen von Konzessionsverträgen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes vom 17. Juni 2016 über Konzessionsverträge fallen.

Nicht als Integritätsverletzungen gelten:

1. Belästigung, Gewalt am Arbeitsplatz und unerwünschtes sexuelles Verhalten am Arbeitsplatz gegenüber den in Artikel 2, § 1, Absatz 2, Ziffer 1 des Gesetzes vom 4. August 1996 über das Wohlbefinden der Arbeitnehmer bei der Ausführung ihrer Arbeit genannten Personen;

2. Diskriminierung aus Gründen:

(a) eines der in Artikel 4, 4° des Gesetzes vom 10. Mai 2007 zur Bekämpfung bestimmter Formen von Diskriminierung genannten geschützten Kriterien;

b) des Geschlechts oder eines der dem Geschlecht gleichgestellten Kriterien, die in den Artikeln 3 und 4 des Gesetzes vom 10. Mai 2007 zur Bekämpfung von Diskriminierung zwischen Frauen und Männern genannt werden;

c) eines der Schutzkriterien gemäß Artikel 4, 4° des Gesetzes vom 30. Juli 1981 zur Ahndung bestimmter Taten, denen Rassismus oder Xenophobie zugrunde liegen.

Die Richtlinie gilt auch nicht für Beschwerden im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis oder zwischenmenschliche Beschwerden zwischen dem/der Meldenden und anderen Kolleg*innen.  Für diese Beschwerden wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Personalabteilungen oder Vertrauenspersonen.

4. Einreichung von Meldungen

Das LSS bietet über diesen Link eine Plattform zur Meldung von Missständen: Whistlelink.

Sie werden nachdrücklich aufgefordert, Ihre Bedenken über den oben genannten internen Kanal zu melden, wenn Sie Kenntnis von einem Verstoß haben oder einen solchen vermuten. Sie können die Meldungen schriftlich oder per Sprachnachricht übermitteln. Die Meldungen werden von einem unabhängigen Sachverständigen innerhalb der Innenrevisionsabteilung von Smals vzw entgegengenommen..

Bei der Einreichung der Meldung ist es wichtig, die Fallnummer und den Prüfcode zu notieren oder sich zu merken, da nur so die Meldung später abgerufen und mit dem Fallmanager kommuniziert werden kann. Als Organisation sind wir verpflichtet, Ihnen eine Rückmeldung über den Stand der Meldung zu geben.  Um dieses Feedback geben zu können, muss die Möglichkeit bestehen, dass wir Sie über die Plattform kontaktieren können.

Anonyme Mitteilungen

Das LSS stellt eine Plattform zur Verfügung, die es Whistleblowern ermöglicht, Meldungen anonym einzureichen. Bei einer anonymen Meldung ist es wichtig, dass Sie sich die Fallnummer und den Prüfcode notieren oder merken, um mit dem Fallmanager kommunizieren und eine Rückmeldung zu der Meldung erhalten zu können.

5. Inhalt der Meldung

Um die Meldung angemessen bewerten und untersuchen zu können, bitten wir Sie, die nachstehenden Angaben zu machen:

• Ihre Beziehung zum LSS (z. B. Arbeitnehmer*in, Lieferant*in usw.);
• Wenn die Meldung nicht anonym erfolgt ist, müssen Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktangaben angeben;
• Eine ausführliche Beschreibung des Vorfalls oder der Verletzung, einschließlich:
• Was ist passiert (die Art des Vorfalls)?
• Wann hat sich der Vorfall ereignet (Datum und Uhrzeit, falls vorhanden, oder ein Zeitraum)?
• Wo hat sich der Vorfall ereignet (im Büro, ...)?
• Welche Rolle spielten Sie selbst bei dem Vorfall (z. B. als Zeuge/Zeugin, Opfer oder Täter*in)?
• Eventuelle Angaben zu den Beteiligten:
• Namen und Kontaktdaten der an dem Vorfall beteiligten Personen;
• Namen und Kontaktdaten von Personen, die den Vorfall beobachtet haben oder über weitere Informationen zu dem Vorfall verfügen;
• Eventuelle Informationen über ähnliche frühere Vorfälle oder Verstöße in Bezug auf die in der Meldung genannte(n) Person(en).
• Eventuelle Beweise oder sachdienliche Unterlagen im Zusammenhang mit der Meldung.

Anhand der Fallnummer und des Prüfcodes können Sie Ihre Meldung erneut aufrufen und bei Bedarf zusätzliche Informationen bereitstellen oder Dokumente hochladen.

6. Bearbeitung der Meldung

Die Meldung wird von einem unabhängigen, externen Sachverständigen entgegengenommen und bearbeitet. Nach Erhalt der Meldung prüft dieser Experte, ob die Meldung in den Anwendungsbereich dieser Whistleblowing-Richtlinie fällt. Sollte dies nicht der Fall sein, werden Sie (über die Plattform) informiert und, wenn es aufgrund der Meldung angebracht erscheint, an die zuständige Abteilung innerhalb der HKIV oder gegebenenfalls an externe Stellen verwiesen. 

Innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der Meldung werden Sie über die Plattform über die Annahme oder Ablehnung der Meldung informiert. Soweit möglich, erfolgt die gesamte Kommunikation zwischen Ihnen und der Innenrevision über die sichere Whistleblowing-Plattform, um die Vertraulichkeit der Meldung zu gewährleisten.

Prüfung der Meldung

Nach Annahme der Meldung leitet der/die externe Sachverständige in Absprache mit dem LSS eine Untersuchung auf der Grundlage des Inhalts der Meldung ein. Innerhalb von drei Monaten nach Annahme der Meldung informiert Sie der/die externe Sachverständige über die Plattform über den Stand der Ermittlungen. Sie haben das Recht, über den Stand der Ermittlungen informiert zu werden. Sie sind jedoch nicht berechtigt, den gesamten Inhalt der Untersuchung zu erfahren, um deren Fortgang nicht zu beeinträchtigen.

Personen, die in der Meldung genannt oder während der Untersuchung identifiziert wurden, können von der Innenrevision kontaktiert werden, wenn dies für die Fortsetzung der Untersuchung als notwendig erachtet wird. In diesem Fall wird die Vertraulichkeit der Meldung in jedem Fall berücksichtigt.  Die Innenrevision prüft außerdem, ob eine Kontaktaufnahme mit diesen Personen der Untersuchung nicht schaden könnte.

Beendigung der Untersuchung

Nach Abschluss der Untersuchung werden Sie über das Ergebnis informiert.

Die Personen, die während der Untersuchung kontaktiert wurden und daher Kenntnis von der Meldung haben, werden unter Berücksichtigung deren Vertraulichkeit über den Abschluss der Untersuchung informiert.

7. Vertraulichkeit der Meldung

Wenn Sie ein Anliegen vorbringen, wird die Vertraulichkeit Ihrer Identität in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften gewährleistet. Ihre Identität wird ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nur an die Personen weitergegeben, die befugt sind, Meldungen zu erhalten oder weiterzuverfolgen. Das Gleiche gilt für jede andere Information, aus der die Identität (in)direkt abgeleitet werden kann. Nur wenn eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung aufgrund von EU- oder nationalen Rechtsvorschriften im Rahmen von Ermittlungen nationaler Behörden oder Gerichtsverfahren besteht, darf Ihre Identität offengelegt werden (z. B. zum Schutz der Verteidigungsrechte der betroffenen Person in einem Gerichtsverfahren).

Wenn die Befragung einer an der Meldung beteiligten Person die Vertraulichkeit der Meldung gefährden könnte, wird zunächst der/die Hinweisgeber*in kontaktiert.

8. Schutz des/der Hinweisgeber*in

Der/die Hinweisgeber*in genießt Schutz, wenn er/sie berechtigte Gründe zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung wahr waren und dass diese Informationen in den Anwendungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie fielen. Weder der/die Hinweisgeber*in noch ein mit ihm/ihr in Verbindung stehender Dritter oder eine Person, die dem/der Hinweisgeber*in bei der Abgabe einer Meldung im Sinne des Anwendungsbereichs geholfen hat, dürfen bestraft oder diskriminiert werden. Wir lassen keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen zu, die in gutem Glauben einen Verstoß oder einen vermuteten Verstoß gegen die Regeln oder Richtlinien melden.

9. Externe Meldungen

Es wird dringend empfohlen, Verstöße zunächst über den internen Meldeweg der HKIV zu melden. Auf diese Weise kann das LSS die Meldung untersuchen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Innerhalb der Europäischen Union hat ein*e Hinweisgeber*in die Möglichkeit, einen Verstoß im Rahmen der Gesetzgebung extern an eine örtlich zuständige Behörde zu melden, die für die Entgegennahme und Untersuchung von Whistleblower-Meldungen zuständig ist. Hinweisgeber*innen können sich extern an den föderalen Ombudsmann wenden.