Klokkenluidersbeleid

Opletten: Een klokkenluider is iedereen die in een professionele context informatie meldt over overtredingen waarvan hij of zij kennis heeft genomen. We hebben het hier dus over integriteit. Klachten over de kwaliteit van een dienst moeten worden gericht aan de Klachtendienst.

1. Inleiding

Hoe, wanneer en door wie een melding kan worden ingediend en hoe die wordt behandeld, is opgenomen in dit beleid.

Het klokkenluidersbeleid is in lijn met de Belgische wet van 8 december 2022 over de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie.

2. Wie kan een melding maken?

Een klokkenluider of melder is een persoon die informatie meldt over inbreuken die hij in een werkgerelateerde context heeft vernomen. Een werkgerelateerde context verwijst naar alle belanghebbenden die een professionele relatie hebben met de HZIV, waaronder:

• statutaire en contractuele medewerkers;
• zelfstandigen;
• leden en de personen die behoren tot de bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen van de HZIV, inclusief vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs;
• eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van de HZIV.

Het gaat om een al formeel gestarte of reeds beëindigde professionele samenwerking. Dit beleid is eveneens van toepassing voor toekomstige medewerkers, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.

3. Wat kan gemeld worden?

De volgende onderwerpen vallen binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid:

1° een handeling of het nalaten van een handeling die een bedreiging is voor of een schending is van het algemeen belang, en die:

a) een inbreuk is op de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, de wetten, de besluiten, de omzendbrieven, de interne regels en de interne procedures die van toepassing zijn op de federale overheidsinstanties en hun personeelsleden; en/of

b) een risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van personen of voor het milieu; en/of

c) getuigt van een ernstige tekortkoming in de professionele verplichtingen of in het goede beheer van een federale overheidsinstantie;

2° het bewust bevelen of adviseren om een integriteitsschending te begaan zoals bedoeld in de bepaling onder 1°.

3°  integriteitsschendingen begaan in het kader van overheidsopdrachten die onder het toepassingsgebied vallen van titels 2 en 3 van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied, de meldingen van integriteitsschendingen begaan in het kader van de verplichtingen die onder het toepassingsgebied vallen van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, de meldingen van integriteitsschendingen begaan in het kader van overheidsopdrachten die onder het toepassingsgebied vallen van de titels 2 en 3 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en de meldingen van integriteitsschendingen begaan in het kader van concessieovereenkomsten die onder het toepassingsgebied vallen van de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten.

Worden niet als integriteitsschendingen beschouwd:

1° pesterijen, geweld op het werk en ongewenst seksueel gedrag op het werk ten aanzien van de personen bedoeld in artikel 2, § 1, tweede lid, 1°, van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk;

2° discriminatie op grond van:

a) een van de beschermde criteria als bedoeld in artikel 4, 4°, van de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie;

b) geslacht of een van de criteria gelijkgesteld met geslacht als bedoeld in de artikelen 3 en 4 van de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

c) een van de beschermde criteria als bedoeld in artikel 4, 4°, van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden.

Het beleid heeft ook geen betrekking op klachten over het dienstverband of interpersoonlijke grieven tussen de melder en een andere collega. Voor deze klachten verwijzen wij u door naar de respectieve HR-departementen of vertrouwenspersonen.

4. Indienen van meldingen

De HZIV stelt een klokkenluidersplatform beschikbaar via deze link: Whistlelink.

U wordt sterk aangemoedigd om uw bezorgdheid via het bovenvermelde interne kanaal te melden als u kennis of een vermoeden heeft van een inbreuk. U kunt de meldingen schriftelijk of via een spraakboodschap indienen. De meldingen worden ontvangen door de dienst interne audit van Smals vzw.

Bij het indienen van de melding is het belangrijk dat u het casenummer en de verificatiecode goed noteert of onthoudt, want dat is de enige manier om de melding nadien te raadplegen en de communicatie met de case manager te voeren. Als organisatie zijn wij verplicht u feedback te geven over de stand van zaken van de melding. Om die feedback te kunnen geven is het belangrijk dat wij u kunnen contacteren via het platform.

U wordt sterk aangemoedigd om uw bezorgdheid via het bovenvermelde interne kanaal te melden als u kennis of een vermoeden heeft van een inbreuk. U kunt de meldingen schriftelijk of via een spraakboodschap indienen. De meldingen worden ontvangen door een onafhankelijk expert binnen  binnen de dienst interne audit van Smals vzw.

Anonieme meldingen

De HZIV stelt een platform ter beschikking dat het mogelijk maakt voor klokkenluiders om meldingen op een anonieme wijze in te dienen. Bij een anonieme melding is het belangrijk dat u het casenummer en de verificatiecode goed noteert of onthoudt, om te kunnen communiceren met de case manager en om de feedback over de melding te kunnen ontvangen.

5. Inhoud van de melding

Om de melding voldoende te kunnen evalueren en onderzoeken, verzoeken wij u om onderstaande informatie mee te delen:

• Uw relatie ten opzichte van de HZIV (vb. werknemer, leverancier, …);
• Als de melding niet anoniem is, uw naam en eventuele contactgegevens ;
• Een gedetailleerde beschrijving van het incident of de inbreuk waaronder:
• Wat is er gebeurd (de aard van het incident)?
• Wanneer heeft het incident plaatsgevonden (datum en tijd indien beschikbaar of een periode)?
• Waar vond het incident plaats (op kantoor, … )?
• Wat was uw eigen rol of betrokkenheid bij het incident (bijvoorbeeld getuige, slachtoffer of dader)?
• Eventueel informatie over de betrokkenen:
• de naam en contactgegevens van personen die betrokken zijn bij het incident;
• de naam en contactgegevens van personen die getuige zijn geweest van, of die meer informatie hebben over, het incident;
• Eventuele informatie over soortgelijke eerdere incidenten of inbreuken met betrekking tot de persoon (personen) vermeld in de melding.
• Eventuele bewijsstukken of nuttige documenten in verband met de melding.

Via het casenummer en de verificatiecode kunt u uw melding opnieuw raadplegen en eventueel extra informatie doorgeven of documenten opladen.

6. Behandeling van de melding

De melding wordt ontvangen en behandeld door een onafhankelijke, externe expert. Bij ontvangst van de melding gaat deze onafhankelijke, externeexpert na of de melding binnen het toepassingsgebied van dit klokkenluidersbeleid valt. Als dat niet het geval is, wordt u daarvan op de hoogte gebracht (via het platform) en, als dat op basis van de melding gepast lijkt, desgevallend doorverwezen naar het bevoegde departement binnen de HZIV of externe instanties. 

Binnen 7 dagen na ontvangst van de melding wordt u op de hoogte gebracht van de aanvaarding of weigering van de melding, via het platform. In de mate van het mogelijke zal alle communicatie tussen u en interne audit via het beveiligde klokkenluidersplatform plaatsvinden om de confidentialiteit van de melding te waarborgen.

Onderzoek van de melding

Bij aanvaarding van de melding zal de extern expert in overleg met de HZIV een onderzoek opstarten op basis van de inhoud van de melding. Binnen drie maanden na de aanvaarding van de melding stelt de externe expert u op de hoogte van de status van het onderzoek, via het platform. U hebt het recht om op de hoogte gehouden te worden van de status van het onderzoek. U hebt echter geen recht op kennisname van de integrale inhoud van het onderzoek, om de voortgang van het onderzoek niet te schaden.

Personen die genoemd worden in de melding of die tijdens het onderzoek worden geïdentificeerd, kunnen gecontacteerd worden door interne audit, als dat noodzakelijk geacht wordt voor het vervolg van het onderzoek. In dat geval wordt steeds rekening gehouden met de vertrouwelijkheid van de melding. Interne audit zal ook evalueren of het contacteren van deze personen het onderzoek niet kan schaden.

Beëindiging van het onderzoek

Wanneer het onderzoek afgerond is, wordt u op de hoogte gebracht van het resultaat.

De personen die tijdens het onderzoek werden gecontacteerd en hierdoor op de hoogte zijn van de melding, zullen geïnformeerd worden over de beëindiging van het onderzoek, rekening houdend met de vertrouwelijkheid van de melding.

7. Vertrouwelijkheid van de melding

Als u een bezorgdheid uit, zal de geheimhouding van uw identiteit gegarandeerd worden overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving. Uw identiteit zal zonder uw uitdrukkelijke toestemming niet worden bekendgemaakt aan andere personen dan de personen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen. Dat geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit (in)direct kan worden afgeleid. Alleen als er sprake is van een noodzakelijke en evenredige verplichting, opgelegd door EU- of nationale wetgeving in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, kan uw identiteit bekend worden gemaakt (bijvoorbeeld met het oog op de bescherming van de rechten van de verdediging van de betrokkene in een gerechtelijk onderzoek).

Wanneer het verhoor van een betrokkene bij de melding de vertrouwelijkheid van de melding in het gedrang kan brengen, zal in eerste instantie met de melder contact worden opgenomen.

8. Bescherming van de klokkenluider

De klokkenluider geniet bescherming als hij gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid viel. Geen enkele klokkenluider, een derde die verbonden is met de klokkenluider of iemand die de klokkenluider heeft geholpen om een melding in te dienen zoals omschreven in het toepassingsgebied, kan worden bestraft of het voorwerp uitmaken van enige discriminerende maatregel. Wij staan geen enkele vergelding toe tegen diegenen die, te goeder trouw, een inbreuk of een vermoeden van een inbreuk op de regels of richtlijnen melden.

9. Externe meldingen

Het wordt ten zeerste aangeraden om inbreuken eerst te melden via het interne meldingskanaal van de HZIV. Zo kan de HZIV de melding onderzoeken en eventuele passende maatregelen nemen.

Binnen de Europese Unie heeft een klokkenluider de mogelijkheid om een inbreuk die onder het toepassingsgebied van de wetgeving valt extern te melden aan een lokale bevoegde instantie die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van klokkenluidersmeldingen. Melders kunnen extern een melding doen bij de federale ombudsman.