Lanceurs d'alerte

Attention : On entend par lanceur d’alerte toute personne qui rapporte des informations sur des infractions dont elle a eu connaissance dans un contexte professionnel. On parle donc ici d’intégrité. Les éventuelles plaintes concernant la qualité d’un service doivent être adressées au service Gestion des plaintes.

1. Introduction

Cette politique indique comment, quand et par qui un signalement peut être déposé et comment il sera traité.

La politique relative à la protection des lanceurs d’alerte est conforme à la loi belge du 8 décembre 2022 relative aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d’atteintes à l’intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée.

2. Qui peut effectuer un signalement ?

On entend par lanceur d’alerte ou auteur de signalement, toute personne qui rapporte des informations sur des infractions dont elle a eu connaissance dans un contexte professionnel. Par contexte professionnel, on entend toutes les parties prenantes qui ont une relation professionnelle avec la CAAMI, y compris :

• les collaborateurs statutaires et contractuels ;
• les travailleurs indépendants ;
• les membres et les personnes appartenant aux organes d’administration, de direction ou de surveillance de la CAAMI, y compris les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non ;
• toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs de la CAAMI.

Et ce, qu’il s’agisse d’une coopération professionnelle déjà formellement entamée ou déjà terminée. Cette politique s’applique également aux collaborateurs potentiels, dans le cas où des informations sur des infractions ont été obtenues au cours de la procédure de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles.

3. Que peut-on signaler ?

Les sujets suivants entrent dans le champ d’application de la politique relative à la protection des lanceurs d’alerte :

1° l’acte ou l’omission d’un acte qui constitue une menace pour l’intérêt général ou une atteinte à celui-ci, et qui :

(a) constitue une violation aux dispositions européennes directement applicables, des lois, arrêtés, circulaires, règles internes et procédures internes qui s'appliquent aux organismes du secteur public fédéral et leurs membres du personnel  ; et/ou

(b) implique un risque pour la vie, la santé ou la sécurité des personnes ou pour l’environnement ; et/ou

(c) témoigne d’un manquement grave aux obligations professionnelles ou à la bonne gestion d’un organisme du secteur public fédéral ;

2° le fait d’ordonner ou de conseiller sciemment de commettre une atteinte à l’intégrité telle que visée à la disposition du 1°.

3° les atteintes à l’intégrité commises dans le cadre des marchés publics relevant du champ d’application des titres 2 et 3 de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité, les signalements des atteintes à l’intégrité commises dans le cadre des obligations relevant de la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions, les signalements des atteintes à l’intégrité commises dans le cadre des marchés publics relevant du champ d’application des titres 2 et 3 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et les signalements des atteintes à l’intégrité commises dans le cadre des contrats de concession relevant de la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession.

Ne sont pas considérées comme des atteintes à l’intégrité :

1° le harcèlement moral, la violence au travail et le harcèlement sexuel au travail à l’égard des personnes visées à l’article 2, § 1er, alinéa 2, 1°, de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail ;

2° la discrimination fondée sur :

(a) un des critères protégés visés à l’article 4, 4°, de la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre certaines formes de discrimination ;

(b) le sexe ou l’un des critères qui sont assimilés au sexe au sens des articles 3 et 4 de la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes ;

(c) un des critères protégés visés à l’article 4, 4°, de la loi du 30 juillet 1981 tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme ou la xénophobie.

La politique ne couvre pas non plus les plaintes relatives à l'emploi ou les griefs interpersonnels entre l'auteur du signalement et un autre collègue. Pour de telles plaintes, nous vous renvoyons aux départements des Ressources humaines ou aux personnes de confiance habilités.

4. Soumission des signalements

LA CAAMI met à disposition une plateforme de signalement via ce lien : Whistlelink.

Nous vous encourageons vivement à faire part de vos préoccupations par le biais du canal interne susmentionné si vous avez connaissance d’une infraction ou si vous soupçonnez une infraction. Vous pouvez laisser des signalements par écrit ou par message vocal. Les signalements sont reçus par un expert indépendant au sein du service d’audit interne de Smals asbl.

Quand vous effectuez un signalement, il est important de noter ou de bien retenir le numéro de dossier et le code de vérification, car ce sera le seul moyen de consulter le signalement et de communiquer avec le gestionnaire du dossier par la suite. En tant qu’organisation, nous sommes tenus de vous donner un retour d’information sur l’état d’avancement du signalement. Pour fournir ce feed-back, il est important que nous puissions vous contacter par l’intermédiaire de la plateforme.

Signalements anonymes

LA CAAMI met à disposition une plateforme qui permet aux lanceurs d’alertes d’effectuer des signalements de manière anonyme. Dans le cas d’un signalement anonyme, il est important de noter ou de retenir le numéro de dossier et le code de vérification afin de communiquer avec le gestionnaire du dossier et de recevoir un retour d’information sur le signalement.

5. Contenu du signalement

Afin de pouvoir évaluer et examiner correctement le signalement, veuillez fournir les informations suivantes :

• Votre relation avec la CAAMI (p.ex. travailleur, fournisseur...) ;
• Si le signalement n’est pas anonyme, votre nom et vos éventuelles coordonnées ;
• Une description détaillée de l’incident ou de l’infraction, dont une réponse aux questions suivantes :
• Que s’est-il passé (nature de l’incident) ?
• Quand l’incident s’est-il produit (date et heure si disponibles ou période) ?
• Où l’incident s’est-il produit (au bureau...) ?
• Quel a été votre rôle ou votre implication dans l’incident (p. ex. témoin, victime ou auteur) ?
• Éventuellement des informations sur les personnes impliquées :
• Nom et coordonnées des personnes impliquées dans l’incident ;
• Nom et coordonnées de personnes qui ont été témoins de l’incident ou qui possèdent de plus amples informations à ce sujet ;
• Éventuellement des informations sur des infractions ou incidents antérieurs similaires concernant la ou les personnes mentionnées dans le signalement.
• D’éventuelles pièces justificatives ou documents utiles relatifs au signalement.

Avec le numéro de dossier et le code de vérification, il sera possible de revenir sur votre signalement et fournir éventuellement des informations supplémentaires ou télécharger des documents.

6. Traitement du signalement

Le signalement est reçu et traité par un expert indépendant et externe à la CAAMI. Dès réception du signalement, cet expert vérifiera si le signalement relève du champ d’application de la présente politique relative à la protection des lanceurs d’alerte. Vous en serez informé (via la plateforme) si ce n’est pas le cas ; si cela semble approprié sur la base du signalement, vous serez éventuellement orienté vers le service compétent de la CAAMI ou vers des organismes externes. 

Dans les sept jours à compter la réception du signalement, vous serez informé de l’acceptation ou du refus du signalement via la plateforme. Dans la mesure du possible, toute communication entre vous et l’audit interne passera par la plateforme sécurisée de signalement afin de garantir la confidentialité du signalement.

Examen du signalement

Une fois le signalement accepté, l’expert externe ouvrira une enquête en concertation avec la CAAMI sur la base du contenu du contenu du signalement. Dans les trois mois suivant l’acceptation du signalement, l’expert externe vous informera de l’état d’avancement de l’enquête via la plateforme. Vous avez le droit d’être tenu informé de l’état d’avancement de l’enquête. Toutefois, vous n’avez pas le droit de connaître l’intégralité du contenu de l’enquête afin de ne pas nuire à son déroulement.

L’audit interne est habilité à contacter les personnes citées dans le signalement ou identifiées au cours de l’enquête s’il le juge nécessaire à la poursuite de l’enquête. Dans ce cas, la confidentialité du signalement sera toujours prise en compte. L’audit interne évaluera également si le fait de contacter ces personnes ne risque pas de nuire à l’enquête.

Fin de l’enquête

Une fois l’enquête terminée, vous serez informé du résultat.

Les personnes qui ont été contactées au cours de l’enquête et qui ont donc eu connaissance du signalement seront informées de la fin de l’enquête, compte tenu de la confidentialité du signalement.

7. Confidentialité du signalement

Si vous exprimez une inquiétude à cet égard, la confidentialité de votre identité sera garantie conformément à la législation et à la réglementation applicables. Sans votre consentement exprès, votre identité ne sera pas divulguée à toute personne autre que les personnes compétentes pour recevoir des signalements et en assurer le suivi. Ce principe s’appliquera également à toute autre information à partir de laquelle il est possible de déduire (in)directement votre identité. Votre identité ne peut être divulguée que s’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la législation européenne ou nationale dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires (par exemple en vue de protéger les droits de la défense de la personne concernée dans le cadre d’une enquête judiciaire).

Si l’audition d’une personne impliquée dans le signalement risque de compromettre la confidentialité du signalement, l’auteur du signalement sera contacté au préalable.

8. Protection du lanceur d’alerte

Le lanceur d’alerte bénéficie d’une protection s’il a des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les atteintes à l’intégrité étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations entraient dans le champ d’application de la politique relative à la protection des lanceurs d’alerte. Aucun lanceur d’alerte, aucun tiers lié au lanceur d’alerte ni aucune personne ayant aidé le lanceur d’alerte à effectuer un signalement tel que défini dans le champ d’application ne peut être sanctionné ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire. Nous n’autorisons aucune mesure de rétorsion à l’encontre de ceux qui, de bonne foi, signalent une atteinte ou une suspicion d’atteinte aux règles et directives.

9. Signalements externes

Il est fortement recommandé de signaler d’abord les atteintes à l’intégralité par le biais du canal de signalement interne de la CAAMI. Cela permettra à la CAAMI d’enquêter sur le signalement et éventuellement de prendre les mesures adéquates.

Au sein de l’Union européenne, un lanceur d’alerte a la possibilité de signaler une infraction relevant du champ d’application de la législation à une autorité compétente locale externe chargée de recevoir et d’examiner les signalements de lanceurs d’alertes. Les auteurs de signalements peuvent s’adresser au médiateur fédéral.